ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN

1.1 Siste Informasi Akuntansi Pembelian

Pembelian adalah kegiatan pemilihan sumber,pemesanan dan perolehan barang dan jasa sebagai

salah satu aktivitas utama operasi bisnis perusahaan.Sistem Informasi Akuntansi Pembelian (SIA

Pembelian) merupakan sistem yang dibangun untuk mempermudah pelaksanaan pembelian dengan meng-otomatisasi-kan atau meng-komputerisasi keseluruhan maupun beberapa bagian dari proses pembelian tersebut disertai dengan pengendalian atau kontrol atas sistem komputerisasi tersebut.Proses pembelian setiap jenis perusahaan hampir serupa karena meliputi beberapa atau seluruh kegiatan berikut ini :


1. Konsultasi dengan supplier yang diadakan sebelum pembelian berlangsung dengan cara menghubungi

beberapa supplier untuk mendapatkan pemahaman mengenai ketersediaan kuantitas dan harga dari

barang dan jasa.

2. Pembuatan dokumen permintaan pengadaan barang atau jasa dengan mendapatkan persetujuan dari

supervisor. Permintaan ini kemudian digunakan oleh departemen pembelian untuk memesan barang

.3. Mengadakan perjanjian dengan supplier untuk pembelian barang atau jasa dimasa yang akan

datang. Perjanjian dengan supplier meliputi pesanan-pesanan pembelian (pesanan yang sebetulnya

dikirim ke supplier) dan kontrak dengan supplier.

4. Penerimaan barang atau jasa dari supplier dimana perusahaan harus memastikan bahwahanya batang

yang dipesan berada dalam kondisi baiklah yang akan diterima.

5. Pengakuan kewajiban atas barang dan jasa yang diterima dari supplier yang akan dicatat oleh

departemen hutang pada saat tagihan diterima dari supplier.

6. Pemilihan invoice yang akan dibayar.

7. Penulisan, penandatanganan dan pengirimancek kepada supplier.Dokumen yang terkait ke kepada siklus pembelian adalah:

1. Purchase Requisition (Permintaan Pembelian)

2. Purchase order (Pemesanan Pembelian)

3. Receiving order (Penerimaan Pesanan)

4. Supplier (Vendor) invoice

5. Disbursment voucher

6. Disbursment check

7. Debit memorandum

8. New supplier (vendor) form

9. Request for proposal (or quotation)

1.2 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan

Persediaan adalah aktiva perusahaan yang meliputi barang jadi yang tersedia untuk dijual kembali, barang dalam penyelesaian yang sedang diproduksi dan bahan serta perlengkapan yang digunakan dalam proses produksi.Persediaan yang terdapat dalam perusahaan dapat dibedakan menurut beberapa cara, dilihat dari

fungsinya, dan dilihat dari jenis dan posisi barang dalam urutan pengerjaan produk.

1. Dilihat dari fungsinya

a. Batch stock atau lot inventory

b. Fluctuation stock

c. Anticipation stock

2. Dilihat dari jenis dan posisi produk dalam

urutan pengerjaan produk :

a. Persediaan bahan baku (raw material stock)

b. Persediaan bagian produk atau parts yang

dibeli (purchase parts/component stock)

c. Persediaan bahan-bahan pembantu ataubarang-barang perlengkapan (supplierstock)

d. Persediaan barang setengah jadi atau

barang dalam proses (work inprocess/progress stock)

e. Persediaan barang jadi (finished goodsstock)Pada dasarnya terdapat lima catatan yang paling

penting atau utama dalam sistem persediaan :

1. Permintaan untuk dibeli (purchase requisition)

2. Laporan penerimaan (receiving report)

3. Catatan persediaan (balances of stores record)

4. Daftar permintaan bahan (material requisitionform)

5. Perkiraan pengawasan (control accounting)

Sistem pencatatan persediaan yaitu:

1. Periodic System, yaitu pada setiap akhir periodedilakukan perhitungan secara fisik dalam menentukan

jumlah persediaan akhir.

2. Perpetual System atau juga disebut BookInventories, yaitu setiap mutasi dari persediaansebagai akibat

dari pembelian ataupun penjualan dicatat atau dilihat dalam kartu administrasi persediaannya.

Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk menilai suatu persediaan, diantaranya dengan :

a. first-in, first out (FIFO)

b. rata-rata tertimbang (weighted average)

c. last in, first-out (LIFO)

Pengendalian internal pada siklus pembelianmeliputi:

1. Pemisahan tugas. Individu-individu yang mengotorisasi, melaksanakan pembelian, dan mencatat

transaksi adalah individu yang berbeda untuk menghindari terjadinya kecurangan.

2. Menggunakan informasi dari kejadian lampau untuk mengontrol aktivitas pembelian

3. Mengamati dari dekat semua kegiatan pembelian

4. Dokumen-dokumen yang berurutan dan bernomor urut tercetak.

5. Mencatat semua pihak yang bertanggung jawab atas proses yang terjadi

6. Membatasi akses ke aset dan informasi perusahaan.

7. Merekonsilidasi semua catatan dengan bukti fisik dari aset yang ada

Elemen yang harus ada untuk mendukung pengendalian internal yang baik atas persediaan adalah:

1. Pemilihan karyawan, pelatihan dan disiplin yang baik.

2. Pengendalian yang ketat atas barang yang datang melalui sistem barcode.Pengendalian yang efektif atas semua barang yang keluar dari fasilitas.Pengendalian persediaan mencakup tindakanmempertahankan jumlah persediaan yang optimum,dimana jumlah persediaan sesuai dengan kebutuhan operasi perusahaan. Jumlah persediaan yang terlalu banyak akan menambah biaya dan modal kerja membeku di persediaan, sedangkan jumlah persediaan yang terlalu sedikit akan menghambat

kelancaran produksi maupun distribusi dan mengakibatkan opportunity lost. Oleh karena tersebut terdapat sebuah metode untuk mempermudah pengendalian jumlah persediaan yang disebut Economic OrderQuantity (EOQ).