MENINGKATKAN KINERJA ORGANISASI MELALUI KNOWLEDGE MANAGEMENT

Manajemen pengetahuan (knowledge management) bukanlah suatu hal baru namun saat ini telah berubah menjadi disiplin ilmu tersendiri yang digunakan untuk meningkatkan kinerja ekselen organisasi / perusahaan. Knowledge management merupakan suatu paradigma baru (new paradigm) pengelolaan informasi yang berasal dari pemikiran bahwa pengetahuan yang murni sebenarnya tertanam dalam pikiran & otak (tacid knowledge) setiap karyawan suatu organisasi / perusahaan. Oleh karena itu perlu dibangun suatu mekanisme penyebaran informasi dan pengalaman (experience) dari sumber daya manusia (SDM) yang masih berupa tacid knowledge menjadi explicit knowledge sehingga terjadi peningkatan pengetahuan dari masing-masing pelaku aktivitas di dalam suatu organisasi. Knowledge management dapat dibangun dengan cara mengatur dan menyediakan sumber informasi (pengetahuan) yang ada pada masa lalu, saat ini dan yang akan datang.

Knowledge management merupakan suatu proses yang kompleks dan komprehensif, sehingga memerlukan upaya yang sungguh-sungguh dari berbagai pihak terkait dalam organisasi untuk mewujudkannya. Knowledge management termasuk aset tidak berwujud (intangible asset) yang sebagian berasal dari kompetensi SDM merupakan aset yang cukup signifikan dalam rangka menjaga kelangsungan hidup (going concern) perusahaan serta sustainable company. Aktivitas knowledge management adalah merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisis dari berbagai macam sumber yang kompeten (www.km-forum.org).

Knowledge management dapat dibangun melalui penerapan integrasi antara teknologi informasi (information technology) dengan sumber pengetahuan (knowledge resource) yang kompeten. Mengelola suatu pengetahuan secara efisien dan efektif merupakan suatu kebiasaan (habit) yang dapat dikembangkan dan dapat dimulai dari masing-masing karyawan (individu), kelompok maupun organisasi. Para pelaku knowledge management cenderung menggunakan suatu metode dalam menganalisis suatu proses, keadaan dan aktivitas suatu bisnis / organisasi. Dalam proses analisis tersebut terdapat sesuatu yang disebut aliran pengetahuan (knowledge flow).

Knowledge management juga tercantum pada kategori 4 Malcom Baldrige Criteria for Performance Excellence (MBCfPE) yaitu pengukuran, analisis dan manajemen pengetahuan (measurement, analysis & knowledge management). Kategori 4 MBCfPE sangat penting bagi keefektivan manajemen suatu organisasi dan dalam memberikan fakta untuk meningkatkan kinerja dan kemampuan bersaing organisasi menuju keunggulan bersaing (competitive advantage). Suatu organisasi / perusahaan yang memiliki asset pengetahuan lebih baik dari kompetitornya, akan memiliki peluang menang dalam ajang kompetisi pada era globalisasi.

Kita ketahui bahwa suatu pengambilan keputusan (decision making) berbasis pada fakta bukan mengandalkan intuisi saja. Fakta tersebut dihasilkan sebagai hasil analisis data (data analysis) menjadi suatu informasi. Informasi dan analisis menjadi dasar (fondasi) bagi sistem manajemen kinerja (performance management system) organisasi. Keberhasilan knowledge management di organisasi/ perusahaan sangat tergantung kepada ketersediaan data dan informasi yang handal (reliable), relevan (relevance) dan lengkap (completness).

Knowledge Management juga dapat dibangun dalam suatu sistem jaringan local intranet (bukan internet), sehingga dapat diakses oleh segenap karyawan suatu organisasi. Knowledge Management perlu dikembangkan dengan tujuan untuk mengumpulkan, menyimpan dan mendistribusikan (sharing) aset pengetahuan (knowledge asset) yang tersebar di organisasi, sehingga dapat digunakan kembali,diketahui dan dipelajari oleh seluruh karyawan atau unit organisasi, dalam rangka meningkatkan kinerja ekselen (excellence performance) organisasi. Selain itu, Knowledge Management dapat berfungsi sebagai sumber pengetahuan (knowledge resource) dan transfer pengetahuan (knowledge transfer) yang sangat bermanfaat bagi karyawan dalam menjalankan aktivitas operasional sehari-hari (day to day operation). Knowledge Management dapat menyajikan berita-berita aktual dan referensi yang bermanfaat bagi organisasi, misalnya:

1. K-NEWS, beiri berita aktual seputar aktivitas organisasi.

2. K-SOURCE, berisi data tentang sumber-sumber pengetahuan yang penting dan diperlukan dalam aktivitas karyawan sehari-hari.

3. K-REFFERENCE, berisi data tentang referensi yang berguna bagi pengembangan organisasi.

4. K-SHARING, berisi data tentang artikel / makalah dari karyawan /manajemen dalam rangka berbagi pengetahuan dan pengalaman (knowledge & experience sharing).

5. K-LIBRARY, berisi kumpulan data yang berfungsi sebagai perpustakaan, jika diperlukan dapat berbentuk e-library dan e-book.

6. K-REGULATION, berisi data tentang Undang-Undang, Peraturan-peraturan, sistem & prosedur, work instruction (WI) dan lain-lain yang relevan dengan aktivitas organisasi.

7. Dan lain-lain

Mengingat tidak semua data / informasi / dokumen di Knowledge Management boleh diakses oleh seluruh karyawan atau pihak luar organisasi, maka untuk data / dokumen tertentu diperlukan suatu UserID & Pasword untuk mengakses lebih lanjut data tersebut. Tujuannya adalah untuk mencegah pihak lain mengakses dokumen tertentu yang tidak berwenang (unauthorized acess). Hal ini dimaksudkan untuk menghindarkan adanya penyalahgunaan wewenang serta mencegah terjadinya informasi rahasia yang tidak boleh diketahui oleh yang tidak berhak. Semoga melalui implementasi Knowledge Management secara konsisten dan berkesinambungan diharapkan dapat meningkatkan kinerja ekselen suatu organisasi dan terdapat peningkatan Score dalam Indonesian Quality Award (IQA) dari tahun ke tahun .



sumber : pdfse.com