PENGENALAN IRM

• Informasi merupakan salah satu sumber utama dari perusahaan & dapat dikelola seperti halnya sumber lain.
• IRM merupakan metodologi siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan sistem yang menghasilkan informasi yang berkualitas.

Definisi

IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen.

Tipe-tipe dari sumber informasi :

Informasi umum, informasi dari para spesialis, para pemakai, fasilitas-fasilitas, database, software, hardware.

Informasi sebagai sumber strategis

• Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif.

Caranya : Dengan memfokuskan pada pelanggan & membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.

• Arus Informasi antara perusahaan dan pelanggan :

• Informasi yang menerangkan kebutuhan produk
• Informasi yang menerangkan penggunaan produk
• Informasi yang menerangkan kepuasan produk

Keuntungan kompetitif dicapai apabila :

• Terjalinnya hubungan yang baik antara elemen-elemen
• Diperlukan arus informasi dengan semua elemen-elemen lingkungannya
• Pentingnya efisiensi operasi internal

IOS (Interorganizational Information System)

• IOS merupakan sistem informasi yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan
• IOS fasilitator bertugas : menunjukkan para peserta bahwa dengan bekerja dalam sistem tsb mereka akan memperoleh keuntungan kompetitif.

CIO (Chief Information Officer)

• Kepala bagian Informasi turut berperan dalam pembuatan keputusan penting dalam perusahaan & memberi laporan langsung ke eksekutif.
• Sebutan lain dari CIO : Direktur SIM, Vice President SIM
• Tugas CIO :

• Mempelajari bisnis & teknologinya
• Menjalin kemitraan dengan unit bisnis & manajemen
• Fokus memperbaiki proses bisnis dasar
• Memperkirakan biaya sistem informasi dalam bisnis
• Membangun kredibilitas dengan mengirim service yang terpecaya.

SPIR ( Strategic Planning for Information Resources)

• Perencanaan strategic merupakan perencanaan yang paling memerlukan perhatian. Karena memerlukan perkiraan yang matang untuk dapat mencapai tujuan organisasi pada masa sekarang dan akan datang.
• Gagasan utama dari SPIR adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk pencapaian tujuan.
• Perencanaan yang digunakan Top Down :

Langkah pertama adalah menentukan tujuan organisasi kemudian direncanakan aktifitas setiap unit perusahaan.

• Pendekatan-pendekatan Top Down :

1. BSP IBM (Business System Planning)

• Pendekatan studi total
• Setiap manajer diinterview untuk menentukan kebutuhan informasi, kemudian sistem diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan informasi.

2. CSF (Critical Success Factor)

• Perencanaan sumber informasi dengan mengidentifikasi kunci keberhasilan yang nenentukan keberhasilan dan kegagalan

3. Transformasi susunan strategis

• Misi, Tujuan, strategi dari perusahaan merupakan dasar tujuan, batasan, strategi perencanaan sistem.
• Proses pentransformasian dari susunan strategi organisasi menjadi susunan strategi SIM dinamakan proses perencanaan strategi SIM

Usaha-usaha yang diperlukan untuk mencapai IRM yang sukses adalah :

• Perusahaan berusaha untuk menggunakan informasi untuk mencapai keuntungan kompetitif.
• Para eksekutif harus menyadari bahwa pelayanan informasi sebagai area fungsional.
• Para eksekutif harus mengakui keberadaan CIO
• Para eksekutif harus memasukkan sumber-sumber informasi dalam perencanaan strategi.
• Adanya perencanaan strategi formal untuk sumber-sumber informasi
• Perencanaan strategis juga mengatur pemakai komputer.

2.pendekatan sistem

Pemecahan Masalah

Ø  Masalah : Suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian atau keuntungan luar biasa.

Ø  Pemecahan Masalah : Tindakan memberi respon terhadap masalah untuk mengatasi akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungan.

Masalah tidak terstruktur                    = Manajer

Masalah Terstrktur                              = Komputer

Masalah Semi Terstruktur                   = Manajer & Komputer

Ø  Pentingnya pemecahan masalah didasarkan pada konsekuensinya bukan jumlah waktu.

Ø  Keputusan : Pemilihan suatu strategi atau tindakan

Ø  Pengambilan Keputusan : Tindakan memilih strategi/ aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi tebaik atas masalah.

	Masalah

 

Pemecahan Masalah (Manajer)

Berbagai Solusi Alternatif

Standar

                                                              KK

 

Ø  Gejala : Kondisi yang dihasilkan oleh masalah.

Ø   Gejala menyerupai puncak gunung Es = Manajer harus mencari penyebab masalah dibalik gejala.

Ø  Suatu masalah adalah penyebab dari sutu persoalan atau penyebab dari suatu peluang

Struktur Masalah

1. Masalah Terstruktur : Terdiri dari elemen dan hubungan-hubungan antar elemen yang dapat dipahami oleh pemecah masalah.
2. Masalah tak Terstruktur : Terdiri dari elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.
3. Masalh Semi terstruktur : Masalh yang berisi sebagian elemen atau hubungan antar elemen yang dimengerti oleh pemecah masalah.

Pendekatan Sistem

= Merupakan Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah dipahami, solusi alternative dipertimbangkan dan solusi yang dipilih bekerja.

Tahap dan Langkah Pendekatan Sistem

1. Usaha Persiapan

Mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah = menyediakan orientasi sistem. Langkah :

ü  Memandang perusahaan sebagai suatu sistem = menggunakan model sistem umum perusahaan.

ü  Mengenali sistem lingkungan = menempatkan perusahaan sebagai suatu sistem dalam lingkungannya.

ü  Mengidentifikasi subsistem perusahaan = subsistem sebagai bentuk area-area fungsional, tingkat-tingkat manajemen sebagai subsitem, arus sumber daya sebagai dasar membagi perusahaan menjadi subsistem.

2. Usaha Definisi

Identifikasi masalah : Suatu masalah ada atau akan ada.

Pemahaman masalah : mempelajari untuk mencari solusi

Pemicu masalah : sinyal umpan balik yang menunjukkan hal-hal lebih baik atau buruk. Langkah :

ü  Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem : Tiap tingkatan manajemen adalah suatu subsistem.

Yang dilakukan oleh seorang manajer : mempelajari posisi sistem dihubungkan dengan lingkungan, menganalisis sistem menurut subsistem-subsistem.

ü  Menganalisis bagian sistem dalam urutan tertentu. Pada saat mempelajari tiap tingkat system, elemen-elemen sistem dianalisis secara berurutan :

a.       Mengevalusai standar : Standar harus sah, realistic, dimengerti, terukur.

b.      Membandingkan output sistem dengan standar

c.       Mengevaluasi Manajemen

d.      Mengevaluasi pemrosesan Informasi

e.       Mengevaluasi input dan sumber daya input

f.       Mengevaluasi proses tranformasi

g.      Mengevaluasi sumber daya output

3. Usaha Solusi

ü  Mengidentifikasi solusi alternative

Manajer harus mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama. Contoh : computer tidak dapat menangani volume aktifitas kegiatan perusahaan, alternatifnya : menambah computer, mengganti computer, mengganti dengan jarinagan computer.

ü  Mengevaluasi solusi alternative : mempertimbangkan kerugian dan keuntungan dari setiap alternative

ü  Memilih solusi terbaik : mengambil satu alternative

ü  Menerapkan solusi terbaik

ü  Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif : Manajer harus memastikan solusi mencapai kinerja yang direncanakan.

Faktor Pribadi Yang mempengaruhi Pemecahan Masalah

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik, gaya ini dapat mempengaruhi dalam :

1. Merasakan masalah
2. Mengumpulkan Informasi
3. Menggunakan Informasi

Pendekatan sistem dalam perspektif

Hal yang diperhatikan :

 1. Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal sehat

 2. Pendekatan sistem hanyalah satu cara memecahkan suatu masalah

 3. Pendekatan sistem adalah metodologi system dasar

1. pemahaman sistem dan cara mengaplikasikannya

Suatu pendekatan sistematis untuk pecahan masalah telah diciptakan yang terdiri

dari tiga jenis usaha :

- persiapan

- definisi

- solusi

Dalam mempersiapkan pemecahan masalah, manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan. Dalam mendefinisikan masalah, manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem menurut suatu urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasinya, memilih yang terbaik, menerapkannya, dan membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagai mana mestinya.

�� PEMECAHAN MASALAH

Dengan kenyataan tersebut, kita mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.

Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan. Solusi bagi suatu masalah harus mendayagunakan sistem untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin pada standar kinerja sistem. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa yang harus dicapai oleh sistem.